Let op! Wil je een terugbetaling doen aan een klant? Gebruik dan altijd de terugbetaal mogelijkheid binnen de MemBirds beheeromgeving en niet direct de terugbetaal optie binnen Mollie. In dat laatste geval is de terugbetaling bij ons niet bekend en wordt er geen creditfactuur aangemaakt. Bij het aanmaken van een terugboeking kun je ook direct kiezen om het bedrag daadwerkelijk terug te storten via Mollie.
Een bestelling kun je compleet of gedeeltelijk terugbetalen op verzoek van een lid dat graag geld terug wil.
Als het mogelijk is om een terugbetaling te doen staat bij een bestelling in de beheeromgeving rechtsboven de knop met "Terugboeking". Voor het aanmaken van een terugbetaling klik je op deze knop.
Is deze knop niet zichtbaar? Dan is de bestelling niet afgerond of is het niet (meer) mogelijk om een terugbetaling te doen.
Terugboeking aanmaken
Selecteer in het overzicht de producten uit de bestelling die teruggeboekt moeten worden.
Je kan hier direct kiezen om de terugboeking ook daadwerkelijk direct terug te betalen via Mollie. Als je kiest voor deze mogelijkheid wordt het bedrag van de terugboeking teruggestort naar de rekening (of creditcard) van de klant.
Terugboeking aanmaken voor nog niet afgeronde bestelling
Wil je een terugboeking doen voor een bestelling die nog niet volledig is afgerond (bijvoorbeeld voor een automatisch terugkerende betaling van een abonnement)? Ook dat is mogelijk.
Als een bestelling wordt betaald met SEPA-incasso duurt het meestal enkele werkdagen voordat de betaling is afgeschreven bij de klant en de status "Betaald" krijgt. Dit is vaak erg lastig als je de betaling toch wil annuleren.
Bij MemBirds hebben we dit probleem opgelost. Je kan gewoon een terugboeking aanmaken - zoals hierboven beschreven - voor een terugkerende betaling die nog niet is afgerond. Bij het aanmaken selecteer je "Bedrag terugbetalen via Mollie". Klik op "Aanmaken" en verder gaat alles vanzelf en hoef je niks meer te doen.
Er zijn twee mogelijke acties die op de achtergrond door ons systeem worden uitgevoerd.
- Kan de openstaand betaling nog worden geannuleerd? De betaling wordt direct geannuleerd en er wordt voorkomen dat deze wordt afgeschreven bij de klant.
- Kan de betaling niet meer worden geannuleerd? Ons systeem onthoudt het bedrag dat terugbetaald zou moeten worden en na het ontvangen van de betaling wordt direct automatisch een terugbetaling aangemaakt.
Facturatie en terugboekingen
Bij het aanmaken van een terugboeking wordt altijd een credit factuur aangemaakt. Je vindt deze onder bestelling als je kiest voor "Facturen".
Als je hebt gekozen voor "Bedrag terugbetalen via Mollie" krijgt de factuur de status "Betaald" als terugboeking daadwerkelijk is terugbetaald. Maak je geen gebruik van deze optie? Ons systeem gaat ervan uit dat je de terugbetaling zelf doet en de credit factuur krijgt direct de status "Betaald".
Terugbetalingen en storneringen
In theorie kan het voorkomen dat een terugbetaling en een stornering door de klant van diezelfde betaling elkaar kruisen. In dat geval wordt het bedrag dus terugbetaald naar de klant terwijl diegene het bedrag zelf ook al heeft teruggestort. Dit is een bekend probleem bij Mollie en komt niet vaak voor, maar het is verstandig om dit zelf geregeld in de gaten te houden.